Business intelligence, ou BI, é um termo abrangente que se refere a uma variedade de aplicativos de software utilizados para analisar dados brutos de uma organização. BI como uma disciplina é composta de várias atividades relacionadas, incluindo mineração de dados (data mining), processamento analítico online, consultas e relatórios.

O que é Business Intelligence e para quê serve?

Business Intelligence, como dissemos acima, é um termo abrangente. Nele estão inclusos softwares, práticas, e técnicas para o mundo empresarial tomar decisões suportadas por dados e informações objetivas. Basicamente, o BI é uma maneira de analisar informações de forma mais concisa e consistente, usando para isso um banco de dados de informações confiáveis e aplicativos que podem associar os dados e entregar análises e relatórios de fácil leitura. O BI, em sua essência, seve para dar suporte a decisões empresariais com base em dados objetivos, dando à empresa uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

Como funciona o Business Intelligence?

As empresas usam o BI para melhorar a tomada de decisões, reduzir custos e identificar novas oportunidades de negócios. BI é mais do que apenas relatórios corporativos e mais do que um conjunto de ferramentas para analisar dados de sistemas empresariais. Os profissionais usam BI para identificar processos de negócios ineficientes que precisem ser reestruturados ou reavaliados.

Com as ferramentas de BI atuais, os profissionais de negócios podem entrar e começar a analisar os dados, em vez de esperar que a TI execute relatórios complexos. Essa democratização do acesso à informação ajuda os usuários a dar suporte a decisões de negócios com dados objetivos que de outra forma seriam baseadas apenas em instintos e análise subjetivas.

Embora BI seja uma grande promessa, as implementações podem enfrentar desafios técnicos e culturais. Os executivos devem assegurar que os dados que alimentam as aplicações de BI sejam objetivos e consistentes para que os usuários confiem nas informações.

BI para empresas

O Business Intelligende tem várias aplicações que oferecem um diferencial competitivo para empresas e ajudam a dar o suporte a importantes decisões estratégicas. (Foto: The Huffington Post)

Aplicações de Business Intelligence

Cadeias de restaurantes são usuários pesados ​​de softwares de BI. Eles usam o BI para tomar decisões estratégicas, como quais novos produtos para adicionar aos seus menus, quais pratos remover e quais lojas de baixo desempenho devem fechar. Eles também usam o BI para assuntos táticos, como renegociação de contratos com fornecedores de alimentos e identificação de oportunidades para melhorar processos ineficientes. Como as cadeias de restaurantes são tão voltadas para as operações, e o BI é tão central para ajudá-las a administrar seus negócios, elas estão entre o grupo de empresas que mais aproveitam o valor desses sistemas.

Um componente crucial do BI, o business analytics (análise de negócios) é essencial para o sucesso de empresas em uma ampla gama de indústrias e no sucesso de equipes esportivas profissionais, que baseiam suas decisões de escalações, treinamento, e até seleção de jogadores com o uso das análises de dados realizadas através de softwares de BI. As equipes e empresas usam dados e modelos analíticos extensivamente. Análises aprofundadas ajudam as equipes a selecionar jogadores ou funcionários, além de controlar também os salários. Os treinadores, jogadores, e funcionários de empresas se orientam melhor com esses dados a partir de estudos estatísticos. É possível analisar também a experiência dos fãs ou dos clientes, analisando desde o estacionamento do estádio ou da loja da empresa até a disponibilidade de comodidades aos clientes de empresas ou fãs de times.

Redes de varejo usam grandes quantidades de dados e análise de categorias para dominar a indústria. Análises sobre lealdade e serviço ao cliente possibilitam a empresas avaliaram onde abrir seus negócios para maiores ganhos. Sites eletrônicos são extremamente analíticos e seguem uma abordagem de teste e aprendizado para as mudanças nos negócios. Bancos e financeiras utilizam a análise de dados de sistemas de BI para oferecerem serviços e produtos a clientes potenciais..

Business Intelligence: compartilhamento de informações

O compartilhamento é vital para o sucesso dos projetos de BI porque todos os envolvidos no processo devem ter total acesso à informação para poder mudar as maneiras como eles trabalham. Os projetos de BI devem começar com os líderes de uma empresa, mas o próximo grupo de usuários deve ser diretamente os vendedores, a linha de frente da empresa. Como o trabalho deles é aumentar as vendas e como eles são muitas vezes especialistas ​​em sua capacidade de fazê-lo, eles serão mais propensos a abraçar qualquer ferramenta que irá ajudá-los a melhorar seu desempenho. Além disso, a inserção de dados a partir dos vendedores é a mais importante e essencial para garantir melhores decisões a partir dos softwares de BI.

Com a ajuda de sistemas de BI, os funcionários modificam suas práticas de trabalho individuais e de equipe, o que leva a um melhor desempenho entre as equipes de vendas. Quando os executivos de vendas vêem uma grande diferença no desempenho de uma equipe para outra, eles trabalham para trazer as equipes com um desempenho pior para o nível dos líderes.

Uma vez que é iniciada a aplicação do BI entre os vendedores, eles vão ajudar a colocar o resto da organização voltados para o BI. Eles vão servir como divulgadores da tecnologia, mostrando de forma prática como ela está sendo aplicada no dia a dia e melhorando a rotina de trabalho.

Como implementar um sistema de BI?

Ao traçar um curso de implementação do BI, as empresas devem primeiramente analisar a maneira como tomam decisões e considerar as informações que os executivos precisam para facilitar uma tomada de decisão mais confiante e rápida, bem como a forma como elas gostariam que essas informações lhes fossem apresentadas: relatório, um gráfico, online, cópia impressa, etc. As discussões sobre a tomada de decisões irão conduzir as informações que as empresas precisam coletar, analisar e publicar em seus sistemas de BI.

Os bons sistemas de BI precisam dar contextos. Não é suficiente que eles relatem que X vendas foram feitas hoje e Y um mês atrás. Eles precisam explicar quais fatores que influenciam a diferença de vendas nas duas situações..

O BI não produzirá retornos se os usuários se sentirem ameaçados pela tecnologia ou se recusarem a usá-la como resultado. E quando se trata de algo como o BI, seus implementadores devem estar muito atentos aos usuários do sistema. Quando implementado estrategicamente, um sistema BI deve mudar fundamentalmente como as empresas operam e como as pessoas tomam decisões, e isso pode encarar sérias resistências na empresa, dificultando o processo.

Os passos de implementação geralmente adotados para implementar o BI em uma empresa são:

  • Certificar-se de que os dados inseridos são objetivos, claros, limpos e corretos.
  • Treinar os usuários para uso do sistema
  • Implantação rápida, com ajustes enquanto ele está sendo utilizado. Não deve ser gasto muito tempo desenvolvendo os relatórios perfeitos porque as necessidades irão evoluir à medida que o negócio evolui. Entregue relatórios que fornecem os valores mais rapidamente e vá alterando-os gradualmente.
  • Tenha abordagem integrada para construir seu seu banco de dados desde o início. Certifique-se de que você não está usando uma estratégia de dados que se tornará inviável mais adiante.
  • Defina o retorno sobre o investimento antes de começar. Esboce os benefícios específicos que você espera alcançar, então faça uma verificação de realidade a cada trimestre ou seis meses para não ter prejuízos.
  • Foco nos objetivos do negócio.
  • Não compre software de Business Intelligence só porque você acha que precisa dele. Implante o BI com a ideia de que há números lá fora que você precisa encontrar e saber aproximadamente onde eles podem estar.

Business Intelligence: desafios

A resistência dos usuários é uma grande barreira ao sucesso do BI. Pode também haver o desafio de ter de passar através de quantidades volumosas de dados irrelevantes, ou sobre uma má qualidade dos dados.

A chave para obter análises precisas dos sistemas de BI são os dados padrão. Os dados são o componente mais fundamental de qualquer empreendimento de BI. É os bloco de construção para os relatórios, descobertas e análises. As empresas tem que construir seus bancos de dados com uma boa saúde de informações antes que eles possam começar a extrair dados e agir sobre os relatórios. Se não, eles estarão operando com base em informações falhas.

Outro obstáculo potencial são as ferramentas de BI. Embora as ferramentas sejam escaláveis ​​e amigáveis, o núcleo do BI ainda está em relatar ao invés de gerir processos, embora isso esteja lentamente começando a mudar.

Um terceiro desafio para uso de BI está em transformar processos de negócios. A maioria das empresas não entende seus processos de negócios bem o suficiente para determinar como melhorá-los. E as empresas precisam ter cuidado com os processos que escolhem. Se o processo não tiver um impacto direto sobre a receita ou o negócio não está buscando a padronização do processo em toda a empresa, todo o esforço de BI pode ser em vão. As empresas precisam entender todas as atividades que compõem um determinado processo de negócios, como as informações e os dados fluem em vários processos, como os dados são passados ​​entre os usuários de negócios e como as pessoas o utilizam para executar sua parte específica do processo. E eles precisam entender tudo isso antes de iniciar um projeto de BI se eles esperam melhorar a forma como as pessoas fazem seus trabalhos.

Business Intelligence: benefícios

Uma ampla gama de aplicações do BI ajudou empresas a acumular números impressionantes de retornos sobre investimentos. O BI tem sido usada para identificar ideias de redução de custos, descobrir oportunidades de negócios, transferir dados para relatórios acessíveis, reagir rapidamente à demanda de varejo e otimizar os preços.

Além de tornar os dados acessíveis, os softwares de BI podej dar mais força às empresas durante as negociações, facilitando a quantificação do valor das relações com fornecedores e clientes.

Dentro das empresas, há diversas oportunidades para economizar dinheiro, otimizando os processos de negócios e decisões. O BI gera um retorno significativo quando informa empresas sobre problemas nos negócios. Por exemplo, uma empresa pode usar o software BI para identificar oportunidades de cortes de custos no uso de celulares, nas horas extras pagas e outras despesas operacionais, economizando uma grande quantidade de dinheiro. Da mesma forma, com a ajuda de ferramentas de BI, você pode descobrir fornecedores ou prestadores de serviço que estão cobrando mais caro do que os valores de mercado, e renegociar os contratos com base nisso. As empresas que usam BI para descobrir processos de negócios problemáticos estão em uma posição muito melhor para competir com sucesso do que as empresas que usam BI apenas para monitorar o que está acontecendo.

Para obter esses benefícios, o BI precisa:

Analisar como os executivos tomam decisões.

Considerar que informações os executivos precisam para facilitar decisões rápidas e precisas.

Prestar atenção à qualidade dos dados e à segurança dos dados.

Elaborar métricas de desempenho mais relevantes para o negócio.

Fornecer o contexto que influencia as métricas de desempenho.

Lembrar que BI é mais do que suporte à decisões, tendo o potencial de transformar organizações.

Você usa o BI na sua empresa? Já conhecia o sistema de BI? Quais aplicações imagina para esse sistema?

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